Arbetsmarknadsförvaltningen i Uppsala Kommun - Titus för AI-baserat handläggarstöd

Bakgrund

Arbetsmarknadsförvaltningen i Uppsala har cirka 650 medarbetare fördelat på fem avdelningar som dagligen hanterar frågor kring ekonomiskt bistånd, arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning och verksamhetsstöd. Medarbetarna behöver snabbt kunna navigera i ett stort och föränderligt bestånd av rutiner, riktlinjer och styrande dokument för att fatta korrekta beslut i sitt dagliga arbete. Förvaltningen använder RiTA, kommunens egna namn på Softrobots produkt Titus, AI-plattformen för att hantera sin verksamhets assistenter och agenter på ett tryggt sätt och som hos Arbetsmarknadsförvaltningen ger handläggare referensgrundade svar ur förvaltningens egna dokument. RiTA möjliggör fria frågeställningar och sökning i f.n. cirka 670 dokument samt gör informationen källhänvisad, vilket förbättrar handläggarnas tillgång till korrekt information och manuellt sökarbete minskas.

Vad är RiTA?

RiTA, Rätt Information Till Användaren, är ett AI-baserat handläggarstöd som ger medarbetare referensgrundade svar baserade på förvaltningens egna styrande dokument.

Tjänsten bygger på en AI-assistent som nyttjar språkmodeller för att förstå användarens frågor och för att författa svar. Assistenten har tillgång till förvaltningens kunskapsbas, i dagsläget bestående av cirka 670 dokument, och levererar svar med källhänvisning så att användaren alltid kan verifiera informationen.

RiTA är anpassad för att spegla förvaltningens eget språkbruk och kan särskilja dokument per avdelning via ett taggsystem, så att varje medarbetare kan få svar som är relevant för sin verksamhet.

Tjänsten utvecklades ursprungligen i samarbete mellan Uppsala kommun och Softrobot inom ramen för ett Vinnova-finansierat innovationsprojekt som startade 2023. Efter en pilotperiod upphandlade kommunen tjänsten i mars 2026, ett tydligt kvitto på att lösningen gått från experiment till verktyg i daglig drift.

Hur RiTA används

RiTA används av medarbetare inom samtliga fem avdelningar på arbetsmarknadsförvaltningen: Ekonomiskt bistånd, Arbetsmarknadsavdelningen, Vuxenutbildningen, Utveckling och service samt Staben.

Användningen sträcker sig från enkla frågor om mötesbokning till komplexa bedömningsfrågor kring biståndsberäkningar.

Sedan starten har 510 användare ställt frågor till RiTA. Under de senaste 12 månaderna har över 10 300 frågor ställts till RiTA, med ett genomsnitt på 17 frågor per månad per aktiv användare.

Löpande förbättringsarbete

En central del av samarbetet är det iterativa arbetssättet. Tjänsten möjliggör exempelvis GAP-analyser av informationsluckor och frågor som inte kunnat besvaras.

En GAP-analys granskade 345 sådana frågor sedan januari 2026 och identifierade konkreta grundorsaker: saknade dokument i kunskapsbasen, 54,5 %, befintliga dokument som inte matchades korrekt, 13 %, samt frågor utanför tjänstens nuvarande scope, 9,3 %.

Resultaten används för att prioritera åtgärder hos både förvaltningen och leverantören. De är också underlag i en löpande dialog om hur lösningen ska fortsätta utvecklas och förbättras.

Förvaltningen och leverantören träffas varannan vecka för uppföljning och planering. Medarbetare kan ge feedback direkt i tjänsten, och denna input styr den löpande vidareutvecklingen.

Effekter i verksamheten

RiTA är en plattform som samlar förvaltningens styrande dokument och låter medarbetare hitta information på en plats. Att navigera och hitta rätt information kan vara tidskrävande arbete, där RiTA kan hjälpa medarbetaren att snabbare hitta det den behöver.

RiTA kan också hjälpa medarbetaren att få specifik information för uppgiften. Där en handbok eller riktlinje kan ha ett större innehåll än det medarbetaren faktiskt söker, kan RiTA hjälpa till att välja ut det som är relevant utifrån frågeställningen.

Effekterna är beroende av hur frågan ställs, där bättre formulerade frågor ger exaktare svar.

RiTA ger störst effekt i de delar av verksamheten som hanterar en bred variation av frågor och behöver gå till många olika källor för att hitta svar. Där kan RiTA hjälpa medarbetaren att söka i flera källor samtidigt och få svar på den specifika fråga där stöd behövs.

Nationell kontext

Uppsala kommuns arbete med RiTA ligger i linje med flera nationella initiativ. Regeringen beslutade i februari 2026 om Sveriges första heltäckande AI-strategi, med ambitionen att Sverige ska bli bäst i världen på att använda AI i offentlig förvaltning.

DIGG har lyft RiTA som ett referensexempel på AI-initiativ i offentlig sektor, och den planerade nationella AI-verkstaden syftar till att just denna typ av lösningar ska kunna delas och återanvändas mellan kommuner, regioner och myndigheter.

Arbetsmarknadsförvaltningen i Uppsala och Softrobot Sweden AB, maj 2026.